Mai știți facturierul acela tipizat pe care vi l-a recomandat contabila acum 10 ani, când ați înființat firma? Dați-l uitării! Cine are nevoie să emită facturi scrise din pix, care nu pot fi editate și pot deveni o adevărată bătaie de cap, când există SmartBill?
Din toamna anului trecut, la Noobz am ales să folosim un program online de facturare. A fost cea mai bună alternativă, atât pentru noi, care nu suntem experți în emiterea facturilor, cât și pentru firma de contabilitate.
Cum de curând ne-am schimbat, din nou, firma de contabilitate, ni s-a sugerat și schimbarea soluției de facturare online. Așa am ajuns să folosim SmartBill. De altfel, un program de gestiune și facturare online de care mai auzisem de-a lungul anilor și care ne-a tot fost recomandat.
Ca orice experiență, greu este până faci primul pas
Configurarea unui cont nou este cât se poate de simplă și intuitivă cu SmartBill. La primul pas, e bine să introduci codul CIF. Astfel încât să fie completate implicit datele firmei. La pasul doi, introduci datele personale și câteva informații despre ce ai folosit până acum pentru facturare. După care, intri în cont și emiterea facturilor e simplă ca bună ziua.
Panoul de administrare SmartBill este user-friendly. În partea stânga a ecranului sunt trecute categoriile: Dashboard, Emitere, Rapoarte, Configurare, Nomenclatoare, Utilizatori și Contul Meu. În vreme ce, restul ecranului este împărțit în secțiuni ce țin de vânzări, sold clienți, facturi neîncasate, top produse, top clienți, activitate și sold casă.
Dacă vrei, poți să adaugi și alte elemente noi, în funcție de informațiile de care ai nevoie la o simplă scanare a contului.
Deși pare de necrezut, încă mai există persoane care nu au început să utilizeze programe de facturare online. Încă mai avem furnizori și parteneri care lucrează cu tipizate. Dar, cu fiecare nouă ocazie, recomandăm digitalizarea. Mai ales, pentru că nu mai este necesar să ștampilezi facturile. Iar dacă totuși cineva mai cere asta, poți utiliza ștampila digitală.
Un avantaj și mai mare, dincolo de rapiditatea și simplitatea emiterii unei facturi este că putem fi mai prietenoși cu mediul în conjurător.
De ce să folosești SmartBill
Sau mai bine spus, de ce folosesc eu SmartBill.
Am un contabil tânăr și angrenat în realitatea digitală
Înainte, apelam la serviciile unui expert contabil trecut de vârsta a 2-a, pentru că aveam falsa impresie că le știe pe toate. Ulterior, am ținut contabilitatea la un contabil mai tânăr, dar care era certat cu tehnologia. Să vă faceți o idee, încă folosea email Yahoo acum o lună de zile.
Să nu mă înțelegeți greșit, cunosc și persoane care au de două ori vârsta mea care stăpânesc mai bine arta online-ului decât ar vrea mulți să o facă. Însă, la capitolul contabilitate, am tras paiul scurt.
Nu mai emit greșit facturi
Înainte, dacă scriam greșit un serviciu pe tipizate, prețul sau orice alte date, trebuia să anulez factura complet. Când emiți facturi online, totul se editează. Ai greșit, intri în cont, mergi la factura cu pricina, editezi și emiți din nou.
Țin evidența contabilă primară online
Mi-e super util să am o vedere de ansamblu asupra vânzărilor, soldului de clienți și facturilor încasate. Trebuie să recunoaștem, când vine vorba de documente, ce e fizic riscă să se piardă în neant, ca o șoseată în mașina de spălat. Dacă le ai în format digital, le accesezi oriunde, oricând și le poți descărca de sute de ori.
Cu SmartBill emit factura rapid și o transmit imediat
Înainte, îmi lua, în medie, 10 minute să redactez o factură. Să trec datele beneficiarului, serviciile, suma, datele împuternicitului, să ștampilez și să verific dacă am greșit ceva. Acum, cu simpla introducere a CIF/CUI-ului, se completează automat câmpurile și tot ce mai trebuie să adaug sunt serviciile și suma. După ce am emis factura, o transmit simplu și rapid pe e-mail. Astfel, nu mai trebuie să realizez două activități separate.
Pot să emit facturi inclusiv de pe smartphone
De când am Galaxy Note 9, prefer să lucrez cât mai mult în deplasare de pe telefon. Fie că îmi iau notițe la un eveniment, fie că scriu un articol pentru Noobz sau editez descrierea videoclipurilor de pe YouTube. Dacă se întâmplă să fiu nevoită să emit o factură de la munte sau la mare, am aplicația SmartBill pe telefon și rezolv totul cât ai spune ”bani”.
Aceasta este disponibilă atât pentru iOS, cât și pentru Android. Alte servicii de facturare online spun că au aplicație, dar, de fapt, ți se deschide pe smartphone versiunea desktop. De multe ori, aceasta nu te ajută prea mult, ba chiar este frustrant să le utilizezi.
Facturile pot fi emise și administrate de mai mulți utilizatori
Spre exemplu, mi-am făcut eu prima cont, după care i-am făcut și lui Cristi. În vreme ce, contabilului i-am făcut cont să poată în orice moment să își descarce singur facturile. Nu trebuie să îi fac vizite prea dese și nici nu am de ce să trimit documente prin curier foarte des.
Cum funcționează SmartBill
Răspunsul este: Simplu!
Faci cont în mai puțin de 2 minute. Poate 3, dacă tastezi mai greu.
Mergi la Configurare > Personalizare. Aici încarci sigla, fundalul (dacă dorești) și ștampila (sau setezi textul ”Factura este valabilă fără semnătură și ștampilă, conform art. 319 alin. 29 din legea 227/2015”). Astfel, îți personalizezi aspectul documentelor.
Din secțiunea ”Utilizatori” poți să adaugi utilizatori noi. Asta dacă vrei să aibă acces la cont partenerii sau contabilul.
Dacă ai date de modificat despre cont, mergi la ”Contul meu”. Tot de aici poți să stabilești să primești periodic prin email un sumar al activității firmei tale. Dacă vrei să securizezi și mai bine contul, poți folosi Google Authenticator și Autentificarea biometrică. Ca de fiecare dată, vă recomandăm să alegeți siguranța. Cu cât utilizați mai multe filtre de securitate, cu atât le veți complica viața infractorilor cibernetici.
Dacă vrei să emiți facturi, mergi la ”Emitere”
De aici, emiți factură, bon fiscal, factură storno, proformă sau aviz. Tot de aici administrezi și încasările, cheltuielile și plățile, ca de altfel și documentele recurente.
Funcția mea preferată din Smartbil este ”Rapoarte”. Asta pentru că îmi permite ca dintr-o privire să îmi fac o idee despre situația contabilă. Dacă lucrezi cu firme care achită serviciile la intervale de timp mai mari, e greu să ții minte când trebuia să primești o sumă de bani. Un raport îți arată când ai emis factura, ce scadență are și dacă s-a depășit termenul de plată.
După cum am spus de la început – SmartBill este o platformă de facturare intuitivă. Nu ai nevoie să urmezi cursuri speciale pentru a o putea utiliza. Trebuie doar să fii foarte atent la fiecare pas pe care trebuie să îl parcurgi și totul devine o joacă de copil.
Poți să testezi gratuit SmartBill timp de 30 de zile
Ulterior, dacă te-ai convins că e ceea ce trebuie, poți să-ți faci abonament. Ai disponibile opțiuni pentru:
– facturare: Silver, Gold sau Platinul. Prețurile pornesc de la 3,35 euro/lună + TVA și ajung la 5,95 euro/lună + TVA pentru abonamente anuale. Pentru abonamente lunare sunt un pic mai mari.
– gestiune + facturare: Prețurile pornesc de la 10 euro/lună + TVA și ajung la 14,65 euro/lună + TVA pentru abonamente anuale. Pentru abonamente lunare sunt un pic mai mari. Las link aici pentru prețuri, dacă vreți să aflați ce primiți exact pentru suma plătită.
Aștept să îmi scrieți în comentarii dacă folosiți sau veți folosi SmartBill. Cu siguranță, vă va fi mult mai ușor să administrați facturile. Iar dacă aveți și o gestiune, cu atât mai mult aveți nevoie de o astfel de platformă online de facturare și gestiune.
